Co musí umět virtuální asistentka?

Uvažujete o kariéře virtuální asistentky nebo vás jen zajímá, co tato pracovní pozice vlastně obnáší? Sepsali jsme pro vás základní dovednosti, které by virtuální asistentce neměli chybět. 

Co je virtuální asistence? 

Virtuální asistentkou se zatím nemyslí žádný program či humanoidní robot, ale člověk z masa a kostí. Jeho úkolem je vykonávat pro své klienty nějakou práci na dálku (většinou přes internet). Proto označení „virtuální“ asistentka (či asistent). 

Určitě si umíte představit podnikatele, který neví, kam dřív skočit, a zdržuje ho vyřizování e-mailů, domlouvání schůzek, rezervace restaurací, vyřizování účetnictví nebo administrativa. S tím vším (a mnohým dalším) mu můžou pomoci právě virtuální asistenti. 

Výhodou je, že jako virtuální asistentka můžete pracovat z domova a klidně jen na částečný úvazek. Hodí se tedy skvěle jako doplněk ke studiu, cestování nebo péči o děti. A klientům, kteří si vás najímají, zase vyhovuje, že vám nemusí zřizovat kancelář a platí vám jen za to, co opravdu odpracujete. 

1. Práce na počítači 

Tento bod je vcelku samozřejmý, ale i tak jsme ho nechtěli vynechat. Tím, že asistentka pracuje pro klienta na dálku a většina její pracovní náplně sestává z práce na počítači, ji také musí dobře ovládat. Zacházení se základními kancelářským programy, jako je MS Word, Excel či Outlook, schopnost dobře vyhledávat informace a orientovat se v podnikatelské administrativě, by pro virtuální asistentku neměl být problém. Stejně tak zacházení se sociálními sítěmi (virtuální asistentky často tvoří příspěvky) nebo umět formulovat e-mail pro obchodní partnery, dodavatele či přímo zákazníky. 

2. Organizační schopnosti 

Další nezbytnou vlastností jsou dobré organizační schopnosti. Virtuální asistentka do detailu plánuje nejen svůj čas, ale i čas svých klientů. Vše přehledně zapisuje do online kalendáře, plánuje schůzky, včas odevzdává všechny potřebné podklady a pracovní výstupy, ví, kdy je potřeba co zařídit. Zkrátka má perfektně zmáknutý time management. Bez toho se bohužel asi neobejdete. 

3. Komunikační dovednosti 

I když – nebo možná právě proto – že virtuální asistentka pracuje z domova, musí mít umět dobře komunikovat a efektivně vše domlouvat i na dálku. Tato komunikace zahrnuje dobré písemné i ústní vyjadřování a znalost různých nástrojů pro online komunikaci. Neměl by jí dělat problém pravopis a formální vyjadřování v případě komunikace s úřady nebo obchodními partnery. 

4. Flexibilita

Podnikatelé pracují prakticky pořád a není výjimkou, že vás kontaktují klidně i pozdě večer nebo naopak brzo ráno. Proto byste měla být jako virtuální asistentka připravená, že musíte být pořád k dispozici (pokud se s klientem nedohodnete jinak) a být schopná si neustále přizpůsobovat osobní i pracovní program aktuálním požadavkům. Není to práce, kde si všechno pečlivě naplánujete a potom postupujete podle harmonogramu – respektive, ten vám určitě pomůže, ba bude přímo nezbytný, ale je potřeba být přípravná ho měnit. 

5. Multitasking 

S tím souvisí i další bod, kterým je multitasking. Není výjimkou, že zatímco vyřizujete e-mail, obdržíte telefonát od klienta a do toho vám přijde SMSka od dodavatele, kterého se už dva dny snažíte kontaktovat. Vaše pozornost bude pravděpodobně hodně roztříštěná, ale časem si určitě najdete systém organizace práce, který vám bude vyhovovat, aniž byste na něco zapomínala a vše vyřídila včas. 

6. Zodpovědnost a spolehlivost 

Vaši zákazníci budou předpokládat, že na čem se domluvíte, to platí. Virtuální asistentky tedy musí být schopné včas a zodpovědně plnit potřebné úkoly nebo se v předstihu domluvit na jejich odsunutí či delegování. Prostě na vás musí být spolehnutí. 

7. Znalost cizího jazyka 

Není nutnou podmínkou, ale určitě vám usnadní konkurenční boj s dalšími virtuálními asistentkami. Podnikatelé totiž často komunikují s partnery a dodavateli v zahraničí, nebo od vás dokonce potřebují něco přeložit. Angličtina nebo němčina jsou v českém prostředí určitě vítanou dovedností. 

8. Neustálá ochota se rozvíjet 

A v neposlední řadě je potřeba neusnout na vavřínech, sledovat aktuální trendy, rozvíjet se a jít s dobou. Teď se vám například bude hodit, když se naučíte efektivně pracovat s generativní umělou inteligencí nebo různými programy pro automatizaci, které vám vaši práci usnadní. V případě, že se zaměřujete na účetnictví, je zase na místě sledovat všechny úřední změny a tak dále. 

Práce virtuální asistentky určitě není žádné „lážo plážo“, ale nabízí určitou volnost, svobodu a samostatnost, které jsou pro mnohé lidi velmi cenné. A podnikatelé a firmy naopak rádi využijí vaše služby, aby všechno dobře stíhali. Žijeme totiž v éře delegování. 

Zdroj foto: paulaphoto / Shutterstock.com