Kanceláře a jejich vedení tvoří nemalou část rozpočtu každé větší firmy. Jejich výše se odvíjí od individuálních potřeb jednotlivých firem, snížit se je ale snaží všichni. Energie i spotřební materiál jsou nepostradatelné položky, ale i jejich objem a cena se dají ovlivnit. Několik praktických tipů zahrnuje úsporu energií, správně nastavenou firemní filosofii i efektivní zásobování. Využít je může každý provozovatel kanceláře a s trochou přispění je rozvinout k dokonalosti.

1. Ekologická politika

Úsporný chod kanceláře není věc, kterou zastane jednotlivec. Z nadřízené pozice se dá řada činností vyžadovat, ale bez součinnosti a aktivního přispění všech zaměstnanců nebudou úsporná řešení realizovatelná. Základem úspěchu je vychovávat zaměstnance k ekologickému myšlení, které v ideálním případě přijmou za své. Třídění odpadu, šetrný přístup ke spotřebě energií i materiálů, sdílení informací o nákladech na chod kanceláře či systém benefitů založený na dodržování interních pravidel, to jsou cesty jak zaměstnance zapojit.

2. Více světla na práci

Osvětlení je nezbytnou součástí pracovního prostoru a také jednou z častých oblastí plýtvání. Zvláště v zimních měsících rostou náklady na jeho provoz úměrně venkovnímu počasí. Kromě plošného celodenního svícení se dá efektivně využívat i denní světlo. Existuje řada interiérových triků jak minimalizovat umělé osvětlení. Světle vymalované prostory sluneční paprsky nepohlcují, ale odrážejí, to samé platí o nábytku a kobercích. Jsou sice náchylnější k ušpinění, na druhou stranu na některých místech mohou ušetřit i hodinu denního světla.

Funkční rozestavění nábytku by mělo zahrnovat i dopadání světla na jednotlivé stoly. Ideální jsou v tomto střešní okna, díky kterým světlo přichází shora a nic mu nestíní. Využití prosklených ploch je součástí cirkulace světla a je proto vhodné mít okna zcela volná a maximálně přístupná. Nedoporučuje se zastavovat prostor kolem oken velkými předměty ani je zakrývat záclonami či závěsy. Jiná situace panuje v létě, kdy je intenzita slunečního světla bez žaluzií nesnesitelná.

Pokud budou zaměstnanci k oknu sedět zády, mohou například v zimních měsících svítit většinu pracovního dne. Pro SMB kanceláře jsou vhodnější lokální světla u jednotlivých pracovních míst než plošné osvětlení, které nereflektuje aktuální individuální potřeby zaměstnanců. Pokud jsou přítomni tři lidé z dvaceti, úspornější budou tři nízkoenergetické LED žárovky než stropní lampa osvětlující celou plochu kanceláře. Dalším možným řešením je využití inteligentní elektroinstalace a přednastavených světelných scén v jednotlivých částech kanceláře. Velmi praktické je i centrální vypínání všech světel při odchodu.

3. Vypínejte spotřebiče

Většina kancelářské techniky je neustále zapojena do sítě. Servery či modemy se ani vypínat nesmí, ale tvoří poměrně malou výjimku. U drobné a méně citlivé techniky díky tomu dochází k značným ztrátám energie. Tiskárny, televize, kopírky, kávovary, skartovačky či monitory tak často zůstávají v pohotovostním režimu i v noci, během svátků či přes víkend, kdy je nikdo nevyužívá. Osoba zodpovědná za chod kanceláře má sice za úkol spotřební techniku před odchodem vypnout, ale lidský faktor často selhává.

Užitečným pomocníkem může být moderní bezdrátová elektroinstalace. Například systém xComfort nevyžaduje velké zásahy do rozvodů a zároveň umožňuje automaticky regulovat osvětlení či zapínat a vypínat spotřebiče zapojené v síti. Například na ovládacím panelu stačí nastavit konkrétní časový úsek a všechna technika se úderem stanovené hodiny pravidelně vypne. Skrze tento užitečný systém je možné ovládat i topení a klimatizaci v kancelářích pomocí tzv. zónové regulace tepla nebo stahování žaluzií a zabezpečení prostoru.

4. Spotřební materiál – kvalitní výběr a nákup ve velkém

Papír, káva, kuchyňské utěrky, ale i toaletní papír a kancelářské svorky, to je jen malý výčet kancelářský nezbytností. Bez spotřebního materiálu kancelář nefunguje. Pokud se ho nedostává, zaměstnanci se oprávněně bouří a pracovní proces je narušen. V případě, že je k dispozici vhodné skladové místo, vyplatí se nákup ve velkém a ideálně centrálně u jednoho dodavatele. Větší objednávka s sebou přináší i různé zákaznické slevy a zboží je dodáno pohromadě včetně přehledného vyúčtování.

Vhodné je zvážit i konkrétní produkty, kterými je kancelář zásobována. Pokud firma prosazuje ekologickou politiku, neměla by zároveň používat produkty, které jsou s ní v rozporu. To se vztahuje například na tiskové náplně. Na trhu jsou k dispozici kromě klasických originálních cartridge i kompatibilní renovované tonery a tiskové kazety, které jsou vhodnou a levnější alternativou. Značnou konkurenci jim ale dělají laciné a nekvalitní tonery převážně čínské výroby, které nerespektují normy EU.

Ceny značkových tonerů a tiskových náplní jsou poměrně vysoké, nákupem kvalitních renovovaných tonerů je možné ušetřit až tisíce korun. Například tonery TEKO sníží spotřební náklady o 50 – 70 % a zároveň splňují všechny potřebné normy i garance kvality. Navíc se jedná o ekologické a ryze české produkty. Všechny součástky, včetně tonerového prachu, pocházejí ze zemí EU. Tonery jsou ručně sestavovány a testovány a materiál použitý k jejich výrobě je ekologicky recyklovatelný.

5. Pronajímejte si techniku se servisem

Pořizovací náklady na kancelářskou techniku se mohou vyšplhat do závratných výšek. Je možné se jim ale zcela vyhnout a využít služeb specializovaných dodavatelů. Krátkodobě či dlouhodobě lze pronajmout vše od notebooků, přes stolní počítače, tiskárny, kopírky až po kávovar či řezačku papíru. Většina pronájmů je až o 30 % výhodnější než nákup vlastní techniky a hlavně zcela bezstarostná.

Servisní zásahy bývají většinou zahrnuty v ceně a pronajímatel dodá i vhodný spotřební materiál. Například český výrobce a distributor kompatibilních tiskových náplní Teko Technology nabízí nově tuto službu. Zákazníci si mohou pronajmout tiskárny čtrnácti různých značek a vybrat si tak tu, která vyhovuje konkrétním potřebám jejich kanceláře. Minimální délka pronájmu je 48 měsíců, doprava a instalace je samozřejmě zdarma, stejně tak případná návštěva technika.

6. Uspořte za telefon

Bez telefonů se neobejde žádná kancelář. Náklady na mobilní telefony i pevné linky stále tvoří značnou položku v rozpočtech mnoha firem. Zatímco v tarifech pro mobilní telefony existuje přehršel nabídek a operátoři často firemním zákazníkům poskytují speciální podmínky, u pevných linek není výběr tak pestrý. Přitom vlastnit pevnou linku v korporátní sféře stále patří k „dobrým mravům“. I zde se však dá uspořit. Cenově zajímavou nabídku tarifu pevné linky nabízí čtvrtý mobilní operátor U:fon.

Oproti nabídce dominantního poskytovatele pevných linek lze s „pevnou“ od U:fona uspořit až tisícové částky ročně. Velkou výhodou je absence sestavovacího poplatku a férová tarifikace 60 + 1, po první minutě hovoru se účtuje po sekundách. Specialitou U:fona je možnost zřízení pevné linky bez stavebních úprav, vrtání do zdi a řešení kabeláže. Přístroj funguje bezdrátově, pevnou linku tak lze zavést i bez klasické telefonní přípojky.

Více informací můžete získat na http://www.teko-toner.cz, http://www.eaton.cz nebo na www.ufon.cz.